Concept voor beoordeling
Deze verklaring is gebaseerd op de huidige werking van Mantelzorg Zoetermeer. Bevestig vóór publicatie nog de leverancier en hostinglocatie van Sophie en het privacycontact. Laat de definitieve versie beoordelen door de privacyverantwoordelijke van Samen ZoeterMeer Gezond.
In het kort
Mantelzorg Zoetermeer helpt mantelzorgers met informatie, activiteiten, ondersteuning in de buurt en de digitale assistent Sophie. Je kunt de meeste onderdelen zonder account gebruiken. We verwerken alleen persoonsgegevens die nodig zijn om de website te laten werken, je vraag te beantwoorden en onze dienstverlening veilig te verbeteren.
- We verkopen je persoonsgegevens niet en gebruiken ze niet voor advertenties.
- Deel in Sophie geen namen, burgerservicenummers, medische documenten, exacte adressen of andere gegevens die niet nodig zijn.
- Je kunt ons altijd vragen welke gegevens we van je hebben en wat we ermee doen.
Wie is verantwoordelijk?
Vereniging Gezondheidsregio Zoetermeer, handelend onder de naam Samen ZoeterMeer Gezond, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via Mantelzorg Zoetermeer.
Zilverstraat 1
2718 RP Zoetermeer
KvK-nummer: 81919468
E-mail: info@gezondheidsregiozoetermeer.nl
Voor vragen over privacy kun je dit e-mailadres gebruiken of contact opnemen via onze contactpagina. Als er een aparte privacyfunctionaris of functionaris gegevensbescherming wordt aangewezen, vermelden we diens contactgegevens hier.
Wanneer verwerken we persoonsgegevens?
| Situatie | Welke gegevens | Doel en grondslag |
|---|---|---|
| Je bezoekt de website | IP-adres, datum en tijd, opgevraagde pagina, browser- en apparaatgegevens en technische fout- of beveiligingsinformatie. | De website aanbieden, beveiligen en storingen oplossen. Hiervoor beroepen we ons op ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en goed werkende website. |
| Je gebruikt het contactformulier | Naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer, onderwerp en inhoud van je bericht. | Je vraag behandelen en contact met je opnemen. Je geeft hiervoor toestemming via het formulier. |
| Je belt het lokale mantelzorgloket | De lokale partner bepaalt welke gegevens nodig zijn om je telefonisch te ondersteunen. | Je belt rechtstreeks met een lokale partner. Het loket is geen telefonische dienst van Mantelzorg Zoetermeer; de partner is zelf verantwoordelijk voor de gegevens die tijdens het gesprek worden verwerkt. |
| Je stelt Sophie een vraag | Je vraag, de recente context van het gesprek, een technisch sessiekenmerk, eventuele feedback en de informatie die nodig is om passende suggesties te tonen. | De door jou gevraagde chatdienst leveren, de veiligheid bewaken en fouten verbeteren. Zie ook ‘Sophie en kunstmatige intelligentie’. |
| Je kiest cookie-instellingen | Je voorkeur, taalkeuze en beperkte browseropslag. Met toestemming kan een willekeurig bezoekerskenmerk worden gebruikt voor geaggregeerde statistieken. | Je keuzes onthouden en, alleen met toestemming, begrijpen welke onderdelen van de website worden gebruikt. |
| Je geeft toestemming voor statistieken | Via Google Analytics: bezochte pagina’s, datum en tijd, de website waar je vandaan kwam, apparaat- en browsergegevens, je globale locatie (land of stad) en een willekeurig cookie-ID. Google gebruikt je IP-adres om de globale locatie te bepalen en slaat het niet op in Analytics. | Begrijpen hoe de website gebruikt wordt, zodat we hem kunnen verbeteren. Alleen met jouw toestemming, die je altijd kunt intrekken. |
Wanneer je vrijwillig informatie over gezondheid, beperkingen of zorg deelt, kan dat een bijzonder persoonsgegeven zijn. Beschrijf je situatie daarom zo algemeen mogelijk en deel geen informatie waarmee jij of een ander onnodig herkenbaar wordt. Voor iedere verwerking van herleidbare gezondheidsgegevens moet een geldige uitzondering uit de AVG gelden, bijvoorbeeld uitdrukkelijke toestemming.
Sophie en kunstmatige intelligentie
Sophie gebruikt kunstmatige intelligentie om je vraag te begrijpen, informatie samen te vatten en organisaties, activiteiten of artikelen voor te stellen. De invoer kan daarvoor door onze chatbotdienst en een AI-leverancier worden verwerkt. Waar de techniek dat ondersteunt, worden direct herkenbare gegevens vóór verdere verwerking afgeschermd of vervangen.
Sophie geeft algemene informatie en is geen arts, hulpverlener of noodvoorziening. De antwoorden kunnen onvolledig of onjuist zijn. Bij spoed bel je 112; bij medische vragen neem je contact op met een bevoegde zorgverlener.
We nemen via Sophie geen besluiten die rechtsgevolgen hebben of je op een vergelijkbare manier aanzienlijk treffen. Een medewerker kan geanonimiseerde of afgeschermde gesprekken en feedback bekijken om fouten, veiligheid en kwaliteit te onderzoeken. Gesprekken worden niet gebruikt om advertenties op jou af te stemmen.
Cookies en lokale opslag
De website gebruikt noodzakelijke opslag om je taal- en cookievoorkeur te onthouden en om een gesprek met Sophie tijdelijk in je browser te bewaren. De lokale gespreksgeschiedenis verdwijnt volgens de huidige instelling na maximaal 12 uur. Je cookievoorkeur wordt maximaal 182 dagen bewaard.
Geef je toestemming voor statistieken, dan laden we ook Google Analytics. Dat zet cookies die met _ga beginnen en die maximaal 2 jaar blijven staan. Zonder toestemming laden we Google Analytics helemaal niet, en trek je je toestemming in, dan wissen we die cookies.
Niet-noodzakelijke statistieken worden alleen geactiveerd nadat je toestemming hebt gegeven. Je kunt die toestemming altijd aanpassen via .
Met wie delen we gegevens?
We schakelen alleen partijen in die nodig zijn om Mantelzorg Zoetermeer te laten werken. Dat kunnen leveranciers zijn voor:
- websitehosting, beveiliging en technisch beheer;
- het contactformulier en e-mail;
- de chatbot, het taalmodel en het tonen van lokale hulp of activiteiten;
- statistieken en kwaliteitscontrole, waaronder Google Analytics (alleen met jouw toestemming).
Google Analytics wordt geleverd door Google Ireland Limited. Google verwerkt deze gegevens voor ons als verwerker. We hebben Google-signalen en het delen van gegevens met Google voor eigen doeleinden uitgezet, dus Google gebruikt deze gegevens niet om advertenties op jou af te stemmen. Google kan gegevens ook in de Verenigde Staten verwerken. Google LLC is daarvoor gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework, en daarnaast gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
Met leveranciers die namens ons persoonsgegevens verwerken sluiten we verwerkersovereenkomsten en maken we afspraken over vertrouwelijkheid en beveiliging. We delen gegevens ook als de wet dat verplicht of als dit nodig is om een ernstig veiligheidsrisico te behandelen.
Het lokale mantelzorgloket is een zelfstandige partner. Wanneer je het getoonde nummer belt, ontvangt de partner je telefoongegevens en de informatie die je tijdens het gesprek deelt rechtstreeks. Mantelzorg Zoetermeer ontvangt die informatie niet automatisch. Vraag de partner naar diens eigen privacyverklaring als je wilt weten hoe het loket je gegevens gebruikt.
De productieleverancier, hostinglocatie en eventuele doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte moeten vóór publicatie worden bevestigd. Als gegevens buiten de EER worden verwerkt, gebruiken we een wettelijke waarborg, zoals een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, en beoordelen we aanvullende beveiligingsmaatregelen.
Hoe lang bewaren we gegevens?
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig. De termijnen hieronder zijn zo ingesteld in onze systemen. Daarna worden de gegevens automatisch verwijderd.
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Je gesprek met Sophie in je browser | 12 uur na je laatste bericht. Daarna wordt het gewist zodra je de website weer opent. |
| Samenvatting van je gesprek waarmee Sophie de draad vasthoudt, zonder namen of andere herkenbare gegevens | 7 dagen na je laatste bericht |
| Afgeschermde chatlogs en feedback | 90 dagen |
| Cookievoorkeur | 182 dagen, of tot je je keuze wijzigt |
| Willekeurig bezoekerskenmerk voor statistieken (alleen met toestemming) | Tot je je toestemming intrekt of je browsergegevens wist |
| Statistieken in Google Analytics (alleen met toestemming) | 2 maanden. De _ga-cookies in je browser maximaal 2 jaar, of tot je je toestemming intrekt. |
| Contactberichten | 12 maanden na ontvangst |
| Inlogpogingen op de beheeromgeving (IP-adres en gebruikersnaam) | 30 dagen |
| Toegangslogs van de webserver | 30 dagen |
| Technische logs van de website | Begrensd tot een vaste omvang. De oudste regels worden automatisch overschreven. |
| Back-ups van de website en de chatdienst | 14 dagen |
Onomkeerbaar geanonimiseerde statistieken zijn geen persoonsgegevens en kunnen langer worden gebruikt.
Hoe beveiligen we gegevens?
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Denk aan versleutelde verbindingen, toegangsbeperking, updates, logging van beveiligingsgebeurtenissen, gegevensminimalisatie en afspraken met leveranciers. Geen enkel digitaal systeem is volledig zonder risico. Ontdek je een mogelijk beveiligingsprobleem, meld dit dan via info@gezondheidsregiozoetermeer.nl.
Jouw privacyrechten
Je hebt, afhankelijk van je situatie, het recht om:
- inzage te krijgen in de persoonsgegevens die we van je verwerken;
- onjuiste of onvolledige gegevens te laten aanpassen;
- gegevens te laten verwijderen of de verwerking te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang;
- gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen;
- toestemming in te trekken. Dat heeft geen terugwerkende kracht.
Stuur je verzoek naar info@gezondheidsregiozoetermeer.nl. We reageren in beginsel binnen één maand. Als we je identiteit moeten controleren, vragen we alleen om informatie die daarvoor noodzakelijk is.
Ben je niet tevreden over onze reactie? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Jonge mantelzorgers
Mantelzorg Zoetermeer is er ook voor jonge mantelzorgers. Ben je jonger dan 16 jaar? Vraag een ouder of verzorger om mee te kijken voordat je contactgegevens of informatie over jezelf of iemand anders deelt. Deel bij voorkeur geen naam, school, adres of andere gegevens waarmee iemand direct herkenbaar is.
Wijzigingen in deze verklaring
We passen deze privacyverklaring aan als onze dienstverlening, leveranciers of de wet verandert. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina. Bij een belangrijke wijziging maken we dat duidelijk op de website.